Google Drive es la aplicación que sirve de punto de conexión entre tu móvil, el almacenamiento en la nube y la suite ofimática de la compañia. Es una aplicación relativamente sencilla, aunque con el tiempo ha ganado algunas funciones semiocultas que han pasado un poco desapercibidas.
En este artículo recopilamos 17 trucos, consejos y funciones poco conocidas de Google Drive para que le saques todo el partido a esta aplicación para acceder, sincronizar y gestionar el almacenamiento en la nube desde el móvil.
Crea una copia de seguridad
En Google Drive se puede guardar literalmente cualquier cosa -siempre y cuando tengas espacio disponible- pero es también el lugar donde se hospedan tus copias de seguridad de Android. Es Google Drive la aplicación encargada de crear una copia de seguridad del móvil y guardarla.
Se trata de una copia de seguridad de configuraciones varias, SMS, historial de llamadas y datos de aplicaciones, pero no se incluyen fotos, vídeos u otros documentos en el móvil (si quieres hacer una copia completa, lee este artículo). La copia se hace de vez en cuando, pero tú puedes crear una copia cuando te apetezca de forma manual:
En Google Drive, toca en el botón de menú ☰
Toca en Ajustes
Toca en Copia de seguridad y restablecer
Pulsa Crear copia de seguridad ahora
Consulta tus copias de seguridad
Si usas varios móviles con una misma cuenta de Google, tendrás varias copias de seguridad almacenadas en Google Drive, incluyendo la de WhatsApp. Desde la propia aplicación puedes ver qué copias de seguridad tienes almacenadas, detalles sobre qué hay en cada una y eliminar aquellas que no quieras.
En Google Drive, toca en el botón de menú ☰
Toca en Copias de seguridad
Toca en una copia de seguridad para verla
Pulsa ⋮ y elige Eliminar copia de seguridad para borrar una copia
Accede a los archivos de tu PC
En la aplicación de Google Drive puedes consultar los archivos que se han subido a tu almacenamiento online y también a aquellos que se han sincronizado desde el PC. El tema puede resultar un poco confuso, pero la principal diferencia es que estos archivos no necesitan estar en la carpeta de Google Drive para subirse, sino que pueden ser de cualquier carpeta del PC.
Para hacerlo, necesitas instalar Copia de seguridad y sincronización de Google y sincronizar la carpeta oportuna. Los archivos se subirán y se contarán de tu espacio usado, y en Google Drive podrás acceder a ellos a través de la pestaña 'Ordenadores'.
Instala Copia de seguridad y sincronización de Google en tu PC
Conecta una carpeta de tu ordenador para que se suba a Google Drive
Podrás acceder a ella desde la pestaña Ordenadores, en la app
Acceso rápido al escáner
Google Drive sirve de escaner de documentos semiautomático, recortando esquinas y ajustando el brillo y contraste para tener un resultado bastante aparente y sin usar ninguna aplicación adicional. Si usas mucho la función, te interesa saber que la puedes lanzar rápidamente usando el acceso directo en el lanzador. Necesitarás un lanzador de aplicaciones que soporte este tipo de accesos directos, aunque es lo habitual hoy en día.
Añade un acceso directo a Google Drive en la pantalla de inicio
Haz un toque prolongado en el icono
Elige Escanear en el menú que aparece
Descarga archivos para editar offline
Google Drive almacena tus documentos en la nube y los podrás descargar en cualquier momento, pero si te quieres asegurar de que un documento estará disponible aunque no tengas conexión a Internet, puedes forzar a que esté siempre disponible para ver y editar offline.
En Google Drive, toca en ⋮ en el documento en cuestión
Elige Activar acceso sin conexión
Crea accesos directos
Una adición reciente a Google Drive ha sido la posibilidad de crear accesos directos a documentos. Funcionan de forma similar a los accesos directos de Windows, abriendo un documento que está la carpeta X a través de su acceso directo que está en la carpeta Y. Estos accesos directos se reconocen por tener una flecha como icono y el nombre Acceso directo bajo su nombre.
En Google Drive, toca en ⋮ en el documento en cuestión
Toca en Añadir acceso directo a Drive
Navega por tus carpetas hasta el lugar donde quieres guardar el acceso directo
Pulsa Añadir
Rescata archivos de la papelera
Google Drive, al igual que otras muchas aplicaciones de Google, cuenta con su propia papelera. Allí es donde van a parar los archivos que borras en Google Drive, hasta que pasen 30 días y se borren para siempre. Si has borrado algo en Google Drive en los últimos 30 días y lo quieres recuperar, lo puedes hacer desde su papelera:
En Google Drive, toca en el botón de menú ☰
Toca en Papelera
Toca en el documento que quieres recuperar
Pulsa ⋮ y elige Restaurar
Acceso rápido desde la pantalla de inicio
Otro tipo de acceso directo que puedes crear en Google Drive es en la pantalla de inicio del móvil. Es decir, puedes crear un acceso directo a alguno de los documentos que tienes en Google Drive para poder abrirlo en cualquier momento desde la pantalla de inicio del móvil, como si fuera una aplicación más.
En Google Drive, toca en ⋮ en el documento en cuestión
Elige Añadir a pantalla de inicio
Pulsa Añadir
Destaca los documentos que usas con frecuencia
Además de crear accesos directos aquí y allí, otro modo de asegurarte de que tienes los documentos más importantes siempre a mano es destacarlos, que viene a ser algo como añadir a los favoritos en un navegador web. Estos documentos destacados tienen su propia pestaña dentro de la aplicación, por lo que es fácil encontrarlos cuando los necesites:
En Google Drive, toca en ⋮ en el documento en cuestión
Pulsa Añadir a Destacados
Desde entonces, lo encontrarás en la pestaña Destacados
Elimina documentos que han compartido contigo
Una de las grandes ventajas de Google Drive es la facilidad para compartir archivos y documentos con otras personas. Con el tiempo, seguro que has ido recopilando una buena cantidad de "archivos compartidos conmigo", los que aparecen en la pestaña Compartidos. Algunos te interesarán, otros no tanto. Si quieres, los puedes quitar de tu Google Drive:
Entra en la pestaña Compartidos
Toca en ⋮ en el documento en cuestión
Pulsa Quitar
El widget, para quienes usan Drive a todas horas
Google Drive incluye tres widgets, aunque dos de ellos son básicamente accesos directos a la cámara o a documentos. El restante es una barra con accesos directos a la subida de archivos, la cámara, nuevo documento y tu cuenta. No es uno de los mejores widgets para Android, pero si usas mucho Google Drive, te puede ser útil.
En la pantalla de inicio de móvil, haz un toque prolongado en un espacio vacío
Pulsa widgest
Busca el widget de Google Drive y añádelo con un toque prolongado
¿Quién ha editado el archivo?
Sin necesidad de entrar a abrir el documento, desde el propio Google Drive puedes obtener bastante información sobre quién lo ha modificado y cuándo. De este modo, te puedes hacer una idea clara de si es el documento que estabas buscando, quién lo ha tocado o si está actualizado.
En Google Drive, toca en ⋮ en el documento en cuestión
Pulsa Detalles y actividad
Pon color a las carpetas
Los colores en las carpetas llevan en Google Drive muchos años, pero eso no quita que sea una característica útil para personalizar el aspecto y ayudarte a organizarte mejor. Desde la aplicación también es posible cambiar los colores de las carpetas, con 20 colores a elegir:
En Google Drive, toca en ⋮ en la carpeta en cuestión
Elige Cambiar color
Elige un color de la lista
Búsqueda con filtros
Si tienes Google Drive tan lleno de archivos como yo, es posible que te cueste encontrar lo que estás buscando. Por suerte, la aplicación cuenta con un sistema de búsqueda avanzado que te permite filtrar por tipo de archivo, fecha de moedificación y si eres tú el propietario (creador) del documento o no.
En Google Drive, toca en la barra de búsqueda
Toca en el filtro que quieres usar (por ahora sólo te deja elegir uno a la vez)
Guarda archivos desde otras apps
Si quieres subir un archivo a Google Drive, no necesitas guardarlo en el móvil para después subirlo, sino que lo puedes enviar directamente desde el menú Compartir de Android. Google Drive te aparecerá como opción cuando intentes compartir fotos, vídeos, documentos y básicamente cualquier otro tipo de archivo.
Usa el botón Compartir en la aplicación (por ejemplo, WhatsApp)
Toca en Guardar en Google Drive
Elige la carpeta donde lo quieres guardar
Ajusta el tamaño de la caché
Google Drive mantendrá descargados los documentos que hayas marcado que quieres que estén disponibles sin conexión, pero además tiene una caché con documentos recientes, para no tener que volver a descargarlos cada vez. Desde los ajustes de Google Drive puedes gestionar cuánto quieres que ocupe dicha caché:
En Google Drive, toca en el botón de menú ☰
Toca en Ajustes
Toca en Tamaño de caché
Elige cuánto quieres que ocupe: 100, 250, 500 o 1.000 MB
Encuentra tus archivos más pesados
Por último, tenemos un pequeño truco que por algún motivo no está disponible en la aplicación de Google Drive, pero sí en la versión web: la lista con los archivos de mayor tamaño que tienes hospedados. Se trata de una lista que es muy útil si estás intentando liberar espacio en tu cuenta de Google.
Como comentábamos, la aplicación de Google Drive no incluye esta información y tampoco está presente en la versión para móviles de la web. El único modo de ver esta lista en un móvil es elegir Ver como en el ordenador en el navegador.
Abre https://drive.google.com/drive/quota en el navegador web
En el navegador, usa la opción Ver como en el ordenador
